Automatiser vos tâches, sans perdre la main
Relancer, classer, prévenir, remplir un document : ces tâches suivent toujours les mêmes règles. Une automatisation les applique à votre place, à chaque fois et dans le même ordre.
- Un déclencheur : un formulaire, un e-mail, une date.
- Des étapes écrites à l'avance, avec vous.
- Un résultat dans vos outils, que vous pouvez vérifier.
Simple, fiable, sans surprise
Une tâche qui suit des règles fixes n'a pas besoin d'intelligence artificielle. Un scénario « si ceci, alors cela » suffit : il coûte moins cher, il se contrôle facilement et il ne laisse rien au hasard.
Les tâches qui reviennent chaque semaine
Relances
Factures impayées, pièces manquantes, devis sans réponse : la relance part au bon moment et s'arrête dès que le client répond.
Documents
Un formulaire rempli produit le contrat, l'attestation ou le compte rendu, à partir de vos propres modèles.
Classement
Pièces jointes renommées et rangées dans le bon dossier client. Votre boîte de réception reste lisible.
Rendez-vous
Réservation en ligne, rappel la veille, et un SMS après un appel manqué si votre téléphonie le permet.
Logiciels reliés
Votre CRM, votre agenda, votre facturation et votre messagerie se parlent enfin, sans copier-coller.
Suivi et reporting
Un tableau de bord mis à jour seul, et une alerte quand un dossier reste bloqué.
Comment fonctionne une automatisation ?
1. Le déclencheur
L'événement qui lance tout : un formulaire envoyé, un e-mail reçu, une facture émise, une date atteinte.
2. Les étapes
Ce qui se passe ensuite, écrit à l'avance avec vous : lire une information, la ranger, préparer un message, prévenir quelqu'un.
3. Le résultat
Une trace dans vos outils : un dossier à jour, un document prêt, un client relancé. Vous pouvez tout vérifier.
La relance d'une facture, pas à pas
La facture est émise
Votre logiciel de facturation enregistre la date d'échéance.
Un rappel part avant
Quelques jours avant l'échéance, le client reçoit un rappel courtois.
Une relance suit
Si la facture reste impayée, une relance part au rythme que vous avez choisi.
Le flux s'arrête
Dès que le paiement est enregistré, plus aucune relance ne part.
Vous décidez
Si rien ne bouge, vous recevez une alerte. La suite reste votre décision.
Ce qui vous inquiète, et ce que nous faisons
L'automatisation fait parfois peur. Ces craintes sont légitimes, et chacune a une réponse concrète, prévue dès la conception.
« Ça va envoyer n'importe quoi »
Tout ce qui est irréversible, comme envoyer, payer ou supprimer, peut passer par votre validation. Et une automatisation sans droit d'envoi ne peut tout simplement pas envoyer.
« Mes données vont partir n'importe où »
Nous ouvrons le strict nécessaire, en lecture seule quand c'est possible. Pour les dossiers sensibles, n8n peut tourner sur votre propre serveur.
« Je ne suis pas technicien »
Vous continuez à travailler dans vos logiciels habituels. Nous configurons tout, puis nous vous montrons comment vérifier que ça fonctionne.
« Et si un outil change ? »
Chaque automatisation est documentée et ouverte à votre nom. Avec la maintenance, nous surveillons vos flux et les réparons si une connexion expire.
Des tâches subies aux tâches qui avancent seules
Sans automatisation
- Des relances oubliées ou envoyées trop tard
- Des pièces jointes qui s'entassent dans la messagerie
- Les mêmes informations saisies dans trois logiciels
- Des soirées passées sur l'administratif
- Aucune vue claire sur les dossiers en attente
Avec BEKLAB
- Des relances au bon moment, qui s'arrêtent seules
- Des pièces rangées dans le bon dossier client
- Une information saisie une fois, partagée partout
- Du temps rendu pour vos clients
- Une alerte quand un dossier demande votre décision
Du pré-audit à l'automatisation en service
Pré-audit et choix de la tâche
45 minutes en visio, gratuites. Nous choisissons une tâche fréquente, répétitive, sans décision complexe. Vous recevez une pré-recommandation et une première estimation.
La fiche de l'automatisation
Avant de construire, nous écrivons avec vous ce qui la déclenche, ce qu'elle reçoit, ce qu'elle produit, les outils utilisés et ce qu'elle ne fera jamais. Si l'un de ces points reste flou, nous le clarifions d'abord.
Des critères de réussite écrits avant
Comment saurez-vous que ça marche ? Nous fixons ensemble des cas de test vérifiables, y compris les cas difficiles : une information manquante, un client qui répond en retard.
Construire et tester
Une fois le devis validé, nous construisons dans vos outils, puis nous passons chaque cas de test. Comptez à partir d'un jour pour une automatisation simple.
Mettre en service et suivre
Mise en service, prise en main par votre équipe, puis suivi : nous surveillons, corrigeons et ajoutons de nouvelles tâches quand vous êtes prêts.
Automatisation ou agent IA ?
La question à se poser : pouvez-vous écrire la règle à l'avance ? Si oui, une automatisation suffit. Sinon, un agent IA prend le relais. Le plus souvent, les deux se combinent.
Automatisation
- n8n
- Make
- Zapier
Les étapes sont connues : « si la facture n'est pas payée à J+7, relancer ». Fiable, peu coûteuse et facile à contrôler.
Agent IA
- Claude Cowork
- ChatGPT Work
- Mistral AI Studio
- n8n
La tâche demande de lire et de juger : trier des demandes rédigées librement, préparer une réponse. Un agent simple se configure dans Claude Cowork, ChatGPT Work ou Mistral AI Studio. Un agent complexe se construit dans n8n. Découvrir les agents IA →
Mêmes tâches, vos logiciels
Un artisan, un expert-comptable et un avocat relancent, classent et rappellent de la même façon. Seuls les logiciels changent, et nous nous adaptons aux vôtres.
Avocats
Dossiers ouverts depuis un formulaire, courriers générés depuis vos modèles, pièces bien classées.
Découvrir →Experts-comptables
Pièces manquantes réclamées, justificatifs rangés par client, rappels avant chaque échéance.
Découvrir →TPE et artisans
Devis relancés, rendez-vous confirmés par SMS, comptes rendus envoyés après chaque intervention.
Découvrir →n8n, Make, Zapier
Comparer les trois outils et choisir celui qui convient à vos logiciels et à vos données.
Découvrir →Combien coûte une automatisation ?
Le prix dépend du nombre d'outils à relier et du volume traité. Les abonnements aux outils restent à votre nom, et leur coût vous est indiqué dès la première estimation.
Questions fréquentes sur l'automatisation
Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?
Quelles tâches automatiser en premier ?
Automatisation ou agent IA : quelle différence ?
Faut-il des compétences techniques ?
Une automatisation peut-elle faire une erreur ?
Mes données sont-elles en sécurité ?
Make, n8n ou Zapier : lequel choisir ?
Combien coûte une automatisation ?
Combien de temps faut-il ?
Travaillez-vous à distance ?
Quelle tâche voulez-vous ne plus faire à la main ?
Parlons-en pendant un pré-audit gratuit de 45 minutes. Vous repartez avec une pré-recommandation et une première estimation.
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